電子化が進んでも実際には、電話対応や強引な仕事依頼で仕事が止まる気配というものはありません。
「今どうなってます？」と何度も、いつ確認が入るか分からないあの感じです。
手続き的なやり取りだと「業務状況はどうですか。」「いつ頃になりそうですか」といった都合に振り廻されかねない電話が何度もかかってきます。
その度に対応が必要になり、業務が中断されてしまいます。
こうした状況に対して、実務では記録を残して対応するよう依頼します。
AIチャットは記録が積み上がるためやり取りの経過が分かりやすいツールの一つです。
質問と回答のやり取りを、そのままの形で積み重ねて記録していきます。
つまり、「誰が何を聞いて、どう答えたか」がそのまま残る構造です。
仕組みはシンプルで、「質問」と「回答」のセットが、繰り返し積み重なっていきます。
実務でやりとりされる急な依頼内容をこの形に置き換えていきます。
そのやり取りは、データとしてこのように管理されます。
messages = [
{"role": "user", "content": "質問1"},
{"role": "assistant", "content": "回答1"}
]messagesの中には、質問と回答のセットが、並んでいます。
発信者の役割等の情報を持たせることもできます。
{
"role": "user",
"name": "急ぎの担当者",
"content": "検査が近いので当日対面で対応して即消防に送れるようにして。"
}このように、「誰が発言したのか」という情報を追加することで、実務のやり取りに近づけることができます。
以降詳しくは動画で解説しています。
業務効率化のポイントは、このログの管理です。
繰り返し発生する急な依頼も、履歴として蓄積されていきます。
これを振り返ることで、やり取りの傾向や、業務のボトルネックが見えてきます。
重要なのは、「その場の突発的な対応」から「記録に基づく業務」への移行。
これが、AIチャットを使うことによる本来のメリットです。
まずは、「記録することで改善できる部分」が見えてきます。
【生成AIについてはこちら】
